Заказы

Данный раздел предназначен для просмотра истории заказов, формирования новых заказов, а также отслеживания их состояния.

• Список
• Новый заказ
• Импорт
• Черновики

Список

Данная вкладка содержит список заказов, в которых пользователь является одним из участников заказа, т.е. отправителем, получателем или плательщиком. Заказы, в которых пользователь является третьей стороной и при этом не является плательщиком, в истории отображаться не будут. Каждую накладную можно посмотреть более подробно и при необходимости распечатать или скопировать для создания нового заказа.

Примечание: заказы, отображаемые у пользователя-сотрудника, зависят от значений, указанных в разделе "Управление доступами". Отображаться могут все заказы или только заказы, созданные им

С помощью блока фильтров вы можете искать накладные по заданным параметрам, таким как:

Для того чтобы скрыть/показать блок фильтров, нажмите на кнопку свернуть/развернуть в правом верхнем углу блока фильтров.

После внесения необходимых значений в блок фильтров нажмите на кнопку Применить фильтры. После чего в табличной части отобразится список существующих заказов, соответствующих выбранным параметрам:

Если вы не применяли никакие фильтры, то отобразятся последние 100 заказов. C помощью кнопки Сохранить список в файл .xlsx вы можете выгрузить заказы из табличной части в файл формата xlsx.

Нажмите на кнопку Действие в крайнем столбце табличной части, после чего отобразится список операций, которые возможно выполнить с накладной:

• Отследить заказ
• Распечатать накладную
• Копировать заказ
• Просмотреть детали доставки
• Распечатать штрихкод
• Удалить заказ
• Редактировать заказ

Отследить заказ

Выберите из выпадающего списка Отследить, после чего на экране отобразится форма "Отслеживание заказа":

В верхней части формы находится информация о номере отслеживаемой накладной, направлении по заказу (откуда и куда направляется груз) и его текущем статусе:

Ниже отображается шкала, на которой вы можете отследить прогресс выполнения заказа:

• Начальная точка отправки груза - груз находится в городе отправления, статус заказа "Создан". На данном этапе вы можете редактировать или удалить заказ, а также изменить условия доставки.
• Промежуточная точка (значок "машина") - груз находится в промежуточной точке отправки груза, статус заказа "В пути". На данном этапе вы можете просмотреть плановую дату доставки груза и изменить условия доставки.
• Конечная точка отправки груза - груз находится в городе получения, статус заказа "Доставляет курьер"/"Готов к выдаче"/"Вручен"/"Частично вручен"/"Не вручен".

Под шкалой находится блок "История статусов отслеживаемого заказа". Данный блок содержит информацию о том, в какое время и в каких статусах находился ваш заказ, а также в каких статусах он будет находиться в дальнейшем.

Для того чтобы просмотреть более подробную информацию об изменении состояния заказа, нажмите на кнопку Подробнее, находящуюся под соответствующим статусом. Отобразится информация о городе, в котором происходило изменение состояния заказа, наименование изменения (расширенный статус), поясняющий комментарий и дата:

В нижней части формы находится блок с информацией о получателе груза и плановой дате доставки (если отправитель уже передал груз в СДЭК, т.е. статус заказа "В пути"). Также в данном блоке отображаются примечания, наличие которых зависит от текущего статуса и режима доставки заказа:

• Информация об адресе пункта выдачи СДЭК, откуда необходимо будет забрать груз - если режим заказа "До склада"/"До постамата".
• Информация об адресе доставки курьером - если режим заказа "До двери".
• Информация о плановом времени приезда курьера - если режим заказа "До двери", и время доставки уже согласовано с получателем.
• Информация о согласовании доставки - если режим заказа "До двери", и курьер ещё не согласовал время доставки с получателем.
• Информация о сроке хранения груза - если режим заказа "До склада"/"До постамата", и заказ уже прибыл в пункт выдачи.
• Информация о возвратном заказе - если режим заказа "До склада"/"До постамата", и получатель не забрал заказ из пункта выдачи до истечения срока хранения, после чего груз был отправлен обратно отправителю. В таком случае также будет доступна кнопка Отследить, позволяющая отследить возвратный заказ.
• Информация о задержке - если срок доставки увеличен, и груз придёт позже плановой даты.

Для того чтобы изменить детали доставки (например: изменить пункт выдачи заказа или время приезда курьера), нажмите на кнопку Изменить условия доставки:

Примечание: данная функция доступна, только если ваш заказ находится в статусе "В пути"

Если заказ имеет режим "До склада"/"До постамата", то вы можете изменить пункт выдачи, откуда в дальшейшем планируете забрать заказ. Система отобразит список доступных для выбора пунктов выдачи. Выберите наиболее подходящий для вас вариант на карте или с помощью списка и нажмите на кнопку Изменить:

Если заказ имеет режим "До двери", то вы можете изменить адрес получателя, а также дату и время приезда курьера. Внесите изменения в необходимые поля и нажмите на кнопку Изменить.

Примечание: для заказов с режимом "До двери" доступна возможность изменить режим доставки на "До склада"/"До постамата", в таком случае заказ доставят в пункт выдачи. Для этого нажмите на кнопку Пункт выдачи, выберите наиболее подходящий для вас вариант на карте или с помощью списка и нажмите на кнопку Изменить

Распечатать накладную

Выберите из выпадающего списка Распечатать, после чего на экране отобразится форма печати накладной:

Копировать заказ

Выберите из выпадающего списка Копировать, после чего на экране отобразится форма "Создание заказа путем копирования". Данные на каждом из шагов уже будут уже заполнены значениями копируемого заказа.

Вы можете вернуться на любой из шагов и внести изменения, если это необходимо.

Просмотреть детали доставки

Выберите из выпадающего списка Детали, после чего на экране отобразится форма просмотра заказа. Данная форма содержит всю информацию, которую пользователь внес при создании заказа:

Распечатать штрихкод

Выберите из выпадающего списка Штрихкоды, после чего на экране отобразится форма печати штрихкода. Печать штрихкодов доступна в формате: А4, А5, А6:

Внимание: не забудьте убедиться, что настройки вашего принтера соответствуют выбранному формату печати

Удалить заказ

Выберите из выпадающего списка Удалить, после чего на экране отобразится окно подтверждения. Подтвердите удаление заказа, нажав на кнопку Удалить:

Примечание: данная операция доступна только для заказов в статусе "Создан", по которым вы являетесь плательщиком

Редактировать заказ

Выберите из выпадающего списка Редактировать, после чего на экране отобразится форма "Редактирование заказа". Поочередно внесите изменения на каждом из шагов:

Примечание: данная операция доступна только для заказов в статусе "Создан", по которым вы являетесь плательщиком

Новый заказ

Для того чтобы создать новый заказ, необходимо последовательно заполнить информацию на каждом из шагов:

1. Общая информация
2. Выбор тарифа
3. Дополнительные услуги
4. Детали доставки
5. Интернет-магазин (отсутствует, если тип доставки "Доставка")
6. Предпросмотр

Общая информация

Данная форма отображается по умолчанию при переходе на вкладку "Новый заказ":

Примечание: если вы отправляете много похожих заказов, активируйте переключатель Применять автозаполнение заказа, в таком случае, система будет автоматически проставлять значения в поля на основе ваших самых частоиспользуемых заказов

Поочередно заполните поля:

Внимание: при выборе г. Москва обратите внимание, если ваш населенный пункт находится за пределами МКАД, то для корректного расчета и вызова курьера следует вводить название вашего населенного пункта. Вводите "Москва", только если вам нужна доставка или забор груза в пределах МКАД

После чего заполните поля блока "Информация об отправлении":

• Вес (в кг) - укажите вес отправляемого груза в кг
• Габариты ДхШхВ (в см) - укажите длину, высоту и ширину отправляемого груза в см
• Описание груза - укажите описание груза (например: одежда, книги и т.д.)
• Номер упаковки - введите номер упаковки груза, если таковой имеется

Вы можете добавить одно или несколько дополнительных мест с помощью кнопки Добавить место, после чего необходимо заполнить аналогичные поля для нового места. Если вы хотите добавить новое место со значениями предыдущего, нажмите на кнопку Копировать:

После заполнения всех необходимых полей нажмите на кнопку Далее, для того чтобы перейти к следующему шагу. На любом из шагов вы можете остановить формирование заказа, при этом сохранив информацию, заполненную в полях, нажав на кнопку Сохранить черновик. Благодаря этому вы сможете вернуться к оформлению заказа позже, найдя необходимый черновик в соответствующем разделе.

Выбор тарифа

Данный блок позволяет рассчитать стоимость заказа, исходя из характеристик отправляемого груза:

Примечание: в верхней части формы будет отображаться информация, которую вы указали на предыдущих шагах. Если её необходимо редактировать, нажмите на кнопку Изменить, после чего вы вернётесь на один из предыдущих шагов. Данная функция доступна на каждом из шагов

Если переключатель "Все варианты" активен, то по умолчанию выбраны все режимы доставки, и в табличной части отображаются соответствующие тарифы, если переключатель неактивен, необходимо самостоятельно выбрать режим, проставив чекбокс. Также в табличной части отображается краткое описание услуги, цена и срок доставки груза.

Выберите подходящий вам тариф и перейдите на следующий шаг, нажав кнопку Далее.

Дополнительные услуги

Данная форма предназначена для выбора доп. услуг, которые могут быть добавлены к тарифному плану:

По умолчанию отображается только услуга "Страхование", она является обязательной для типа доставки "Интернет-магазин". Для того чтобы просмотреть полный список доп. услуг, нажмите на кнопку Развернуть:

Внимание: при расчете стоимости доставки учитываются не только весовые, но и габаритные характеристики. Таким образом, доставка легкого, но объемного груза обойдется дороже, чем предмета с тем же весом, но малого объема. Включаются также дополнительные сборы за превышение габаритов или особенности груза:

• Негабаритный груз - длина, ширина или высота превышает 150 см
• Опасный груз - груз, который может повредить другие грузы (например, жидкости). Для категории опасный груз может быть также изменен и срок доставки
• Тяжелый груз - груз весом более 75 кг

Выберите услуги, которые необходимо добавить, и заполните дополнительные поля для каждой выбранной услуги. После чего система автоматически произведёт расчет итоговой суммы с учетом всех доп. сборов и налогов и отобразит в нижней части формы:

Перейдите на следующий шаг, нажав кнопку Далее.

Детали доставки

Данная форма предназначена для указания информации об отправителе и получателе груза.

Внимание: поля, необходимые для заполнения на данном шаге, зависят от выбранного вами ранее режима доставки

Блок "Информация о приезде курьера" отображается при режиме: "От двери до двери", "От двери до склада":

В данном блоке необходимо заполнить поля:

Внимание: для вызова курьера запланируйте минимальный интервал времени от 3 часов — в этот период вам нужно оставаться по адресу, указанному в заявке. Учитывайте свой перерыв на обед — если вас не будет на месте в этот интервал времени, внесите его в поле "Перерыв". Для срочного тарифа "Супер-экспресс" оформить заявку необходимо как можно раньше ― до 12 часов по местному времени.

Блок "Отправитель" содержит информацию об отправителе груза:

В данном блоке необходимо выбрать тип отправителя (является физическим/юридическим лицом) и заполнить поля:

• ФИО/Компания - введите ФИО отправителя или наименование компании, отправляющей груз
• Адрес - введите адрес, откуда необходимо забрать груз
• ИНН - введите идентификационный номер налогоплательщика отправителя. Поле отсутствует для физ. лиц
• Контактное лицо - введите ФИО контактного лица отправителя
• Телефон - введите контактный телефон отправителя
• Примечание - введите доп. информацию об отправителе

Примечание: если отправителем являетесь вы, то поля данного блока будут предзаполнены вашими данными, а поле "ФИО/Компания" недоступно для редактирования

Блок "Получатель" для заказов с режимом доставки "Дверь - дверь", "Склад - дверь" или "Дверь - склад" и "Склад - склад":

В данном блоке необходимо выбрать тип получателя (является физическим/юридическим лицом) и заполнить поля:

• ФИО/Компания - введите ФИО получателя или наименование компании, получающей груз
• Адрес - введите адрес, куда необходимо доставить груз
• Контактное лицо - введите ФИО контактного лица получателя
• Телефон - введите контактный телефон получателя
• Email - введите электронный адрес получателя
• Примечание - введите доп. информацию о получателе

Примечание: если получателем являетесь вы, то поля данного блока будут предзаполнены вашими данными, а поле "ФИО/Компания" недоступно для редактирования

Блок "Получатель" для заказов с режимом доставки "Дверь - дверь", "Склад - дверь" содержит те же поля, что и с другими режимами доставки, но вместо адреса получателя вам необходимо указать адрес ПВЗ, куда будет доставлен груз. Вы можете сделать это с помощью карты, списка или строки поиска. Вы можете просматривать ПВЗ только выбранного города или в радиусе 100 км, для переключения режима нажмите в правом верхнем углу карты кнопку с соответствующим названием:

После заполнения всех необходимых полей, ознакомьтесь с условиями услуги "Страхование", если таковая была выбрана. После чего перейдите на следующий шаг, нажав кнопку Далее (если тип доставки "Интернет-магазин") или Предпросмотр (если тип доставки "Доставка").

Интернет-магазин

Данная форма отображается только при отправке заказов из интернет-магазинов:

Для начала вам необходимо заполнить поля общей информации:

Для того чтобы установить динамическую стоимость, активируйте переключатель Задать пороги стоимости товаров для дополнительного сбора за доставку, но в таком случае переключатель Инкассация с получателя должен быть деактивирован:

Данная услуга обеспечивает расчет дополнительного сбора для получателя за услуги доставки, исходя из порогов стоимости выкупленных товаров при частичной доставке.

При оформлении заказа стоимость дополнительного сбора за доставку с получателя определяется согласно диапазонам, в границы которых входит наложенный платеж за выбранные товары. Информация о стоимости дополнительного сбора за доставку с получателя предоставляется (курьером при доставке или менеджером КЛО при самостоятельном заборе) конечному пользователю (клиенту ИМ) и оплачивается им.

Пример, как работает динамическая стоимость доставки: пользователь (ИМ) указывает стоимость выкупленных товаров 4000 рублей и доп. сбор за доставку 350 рублей. В таком случае, если получатель при частичной доставке выкупит товара меньше, чем на 4001 рубль, то он должен будет оплатить доп. сбор 350 рублей

Пример, когда необходимо установить несколько порогов стоимости: у пользователя (ИМ) в заказе 2 товара стоимостью 1000 и 2000 рублей. В таком случае необходимо указать 2 порога стомости:

1. Стоимость выкупленных товаров 1000 рублей и доп. сбор 500 рублей - при стоимости выкупленных товаров от 0 до 1000 рублей (включая), доп. сбор с получателя составит 500 руб.
2. Стоимость выкупленных товаров 2000 рублей и доп. сбор 200 рублей - при стоимости выкупленных товаров от 1000 рублей (не включая) до 2000(включая), доп. сбор с получателя составит 200 руб

Заполните поля:

• Стоимость выкупленных товаров, ₽ - введите сумму выкупа, при которой получатель должен будет оплатить доп. сбор
• Доп. сбор за доставку, ₽ - введите сумму дополнительного сбора с получателя
• Ставка НДС - выберите из выпадающего списка ставку НДС:
  • Без НДС
  • 0 %
  • 10 %
  • 20 %
• Сумма НДС, ₽ - данное поле система рассчитает автоматически после заполнения 3 предыдуших полей

Если вам необходимо установить ещё один порог, нажмите на кнопку Добавить порог, после чего необходимо заполнить аналогичные поля для нового порога. Если вы хотите добавить новый порог со значениями предыдущего, нажмите на кнопку Копировать:

Далее в блоке "Список товаров" укажите характеристики товаров по каждому наименованию. Валюта стоимости товара отобразится в зависимости от страны города-получателя:

Вы можете добавить один или несколько дополнительных товаров с помощью кнопки Добавить, после чего необходимо заполнить аналогичные поля для нового товара. Если вы хотите добавить новый товар со значениями предыдущего, нажмите на кнопку Копировать.

Перейдите на следующий шаг, нажав кнопку Предпросмотр.

Предпросмотр

Перед подтверждением внимательно проверьте все данные, заполненные на каждом из шагов. Если какую-либо информацию необходимо отредактировать, нажмите на кнопку Изменить, после чего вы перейдете на необходимый шаг:

Если все данные верны и не нуждаются в изменении, нажмите на кнопку Создать. Система создаст накладную и присвоит ей уникальный номер:

Импорт

Раздел "Импорт заказов" предназначен для загрузки сведений о заказах из файла и формирования по ним накладных:

• Отправления по стране
• Международные отправления

Отправления по стране

Для того чтобы сформировать накладные из файла Excel для отправлений внутри страны, необходимо выполнить следующие шаги:

1. Нажмите на кнопку Пример файла для загрузки, для того чтобы скачать шаблон заполнения импортируемого файла:

Внимание: для разных типов доставки и для разных отправлений (по стране/международные) примеры файлов будут отличаться

2. Сформируйте файл согласно шаблону и загрузите его, нажав на кнопку Выберите файл.

Примечание: если вы оформляете заказ с тарифом "До склада", то поле "Адрес получателя" заполнять необязательно

4. Укажите с помощью чекбоксов, дополнительные услуги, которые необходимо использовать для всех внесенных заказов. Для интернет-магазинов услуга "Страхования" является обязательной.

Внимание: при выборе услуги "Страхование" не забудьте ознакомиться с условиями предоставления данной услуги

5. Проставьте чекбокс "Использовать ПВЗ по умолчанию в городе получателя", если необходимо, чтобы система автоматически заполнила поле "Код ПВЗ" значением по умолчанию:

6. Проставьте чекбокс "Проверить сопоставление полей" для того, чтобы убедиться, что поля в загружаемом файле соответствуют необходимым. В таком случае, при нажатии на кнопку Загрузить для предпросмотра появится таблица сопоставления полей, если поле подсвечено красным цветом, то вам необходимо выбрать одно из значений из выпадающего списка:

7. Нажмите на кнопку Сохранить шаблон, после чего на экране отобразится сообщение о создании задачи на обработку импортируемых заказов.

8. Перейдите в раздел "Мои задачи" и в строке соответствующей задачи нажмите на кнопку Перейти к результату:

В столбце "Ошибки" будут указаны поля (выделены красным цветом), в которых необходимо исправить данные.

Внимание: накладные, имеющие несколько мест на один номер, представляются в файле несколькими строками (одна строка - одно место). При предпросмотре все эти места будут отображены одной строкой (одна строка - все места одного направления)

9. Вы можете удалить заказ, нажав на кнопку Удалить, или внести в него корректные данные, нажав на кнопку Детали:

10. Для того чтобы сформировать накладные, нажмите на кнопку Создать заказы. На экране отобразится сообщение: "Создано накладных ***". Если в списке были накладные с ошибками, то они загружены не будут. Созданные накладные можно найти в разделе Заказы > Список, выполнив поиск, например, по получателю или номеру отправления.

Международные отправления

Процедура формирования накладных из файла Excel для международных отправлений не отличается от отправлений внутри страны, но дополнительно необходимо заполнить чекбокс о подтверждении согласия на обработку персональных данных. Также перед началом работы обязательно ознакомьтесь с процедурой оформления международных отправлений:

• Международный экспресс документы
• Международный экспресс грузы

Внимание: для разных типов доставки и для разных отправлений (по стране/международные) примеры файлов будут отличаться

Черновики

На данную вкладку попадают неоформленные заказы в том состоянии, в котором вы решили их сохранить:

Для того, чтобы продолжить оформление заказа нажмите на кнопку Продолжить работу с черновиком в столбце "Выбрать действие". Если черновик необходидмо удалить, нажмите на кнопку Удалить.